El uso de las redes sociales en nuestras relaciones personales o en el mismo entorno profesional ha restado protagonismo al correo electrónico, pero no importancia. Sigue siendo una herramienta imprescindible en cualquier actividad que exige relacionar a personas que necesitan comunicarse a distancia y no parece, por más que vivamos mediatizados por ‘WhatsApp’, que vaya a decaer de nuestra agenda de recursos ofimáticos.

Siguiendo el concepto de comunicación por carta con el que nació —y en el que la remisión inmediata por un canal digital era la gran novedad— el ‘e-mail’ culminó a mediados de los años noventa el tránsito iniciado con el fax, recurso éste que sí lleva camino de su práctica desaparición. Hoy en día puede ser que usted haya renunciado al uso de wasaps, pero difícilmente podrá decir que no posee una cuenta de correo-e, bien sea corporativa, particular o para un uso mixto.

Por ello el uso del correo electrónico precisa de ciertas reglas. Como siempre decimos, no son las tablas de la ley, pero estos 10 consejos para escribir un correo electrónico le ayudarán a evitar que lo que nació como un recurso de gran utilidad acabe con sus nervios o genere conflictos indeseados con sus interlocutores.

1)    No todo se comunica por correo-e. Evite usarlo si no le aporta algo realmente importante para su actividad profesional. Una llamada telefónica, un wasap o una pequeña conversación personal si se dirige a alguien que está en su misma oficina pueden llevarle menos tiempo y esfuerzo.

2)    La estructura ayuda a la comprensión. El asunto de un correo ha de describir brevemente su objeto (como si fuera el titular de una noticia) y el cuerpo del mensaje debe dedicarse al contenido.

3)    Si quiere trascendencia, adjunte y no pegue. Cualquier gestor de correo permite el envío de ficheros adjuntos, así que no caiga en la tentación de pegar al cuerpo del mensaje el contenido de un documento (un oficio, una factura, una disposición legal…). Hágase la misma pregunta que si remitiera una comunicación postal: ¿pegaría al folio un cartel o mejor lo trabaría mediante un clip o una grapa?

4)    Lo bueno, si breve… dos veces bueno. Siga el consejo del gran Baltasar Gracián y sea claro y conciso. El cuerpo del correo, en todo caso, debe resumir el contenido de los documentos o enlaces a las páginas web que adjunte.

5)    Cuide el modo y las formas. Las más de las veces, se estará dirigiendo a un cliente o un proveedor, a alguien, en cualquier caso, con el que se está relacionando por un motivo profesional. Evite el tuteo no consentido y empiece y acabe sus misivas con una cierta formalidad: Estimado señor / Estimado Pedro / Querido amigo; Atentamente / Respetuosamente / Cordialmente…

6)    ¡Ni le ven, ni le oyen! Un correo electrónico no permite transmitir su lenguaje gestual, ni el tono de su habla. Evite sustituirlo por recursos como palabras escritas en MAYÚSCULA (pueden tomarse como un grito), por repeticiones de signos de puntuación ‘!!!’, ‘???’ o, menos aún, por emoticonos 🙂 por muy amables u originales que parezcan.

7)    Haga borradores para mensajes repetidos. Si algunos de sus correos repiten frecuentemente su estructura (por ejemplo el envío de una minuta o un informe), cree mensajes tipo para cada caso y guárdelos en una carpeta de borradores desde la que pueda recuperarlos. Ahorrará más tiempo del que cree.

8)    El blanco facilita la lectura. Un correo no es un papel con un espacio limitado. Dejar una línea en blanco entre cada párrafo sólo le costará una pulsión de la tecla ‘enter’ y facilitará la lectura al destinatario.

9)    Un ‘Ok’ no siempre es una buena respuesta. Lea con cierto detenimiento el contenido del correo recibido. Puede que su emisor requiera de usted algo más que este laconismo, so pena de que lo tome por el ‘sí’ de los locos.

10)    Avise de que lo envía a un tercero. Salvo que se dirija a varias personas simultáneamente o que el contenido de su correo no sea privado, reservado o confidencial, si al mismo tiempo lo envía a un tercero no está de más emplear una fórmula del tipo: “Copio [o envío copia] a fulano de tal” para dejar constancia fehaciente de que el contenido no solo lo verán usted y su destinatario original.

Foto: 123rf

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